Secrétaire médicale - Service de Médecine interne H/F

Grade : Assistante Médico-Administrative

Secteur d'affectation : Filière des Maladies Auto-Immunes et Auto-Inflammatoires Rares (FAI²R), Service de Médecine Interne 

Horaires de travail associés au poste : 8H30-16H30, variable en fonction des réunions de la filière possibles en fin de journée 

Mission principale : 

Ce poste de responsabilité nationale est financé par le Plan National Maladies Rares 3 (PNMR3). Sous la responsabilité des coordonnateurs de la filière FAI²R, les Prs Eric HACHULLA et Alexandre BELOT et de la cheffe de projet le Dr Hélène MAILLARD, le.la chargé.e de missions de la filière prend en charge la gestion des projets qui lui sont délégués dans le cadre du plan d’action établi par la filière dans le respect du PNMR3. Ses principales missions sont la gestion de l’accueil téléphonique et des différentes tâches de secrétariat qui lui seront confiées. 

Tâches principales : 

• Organisation des réunions et commissions de la filière :
  • Organisation (physiques ou téléphoniques)
  • Participation avec prise de notes
  • Rédaction des comptes rendus.
• Organisation de web conférences :
  • Gestion du planning
  • Echanges avec les orateurs et la société prestataire
•  Organisation des journées annuelles de la filière sur le territoire national :
  • Réservation du buffet et/ou de la salle
  • Edition des conventions de prise en charge des frais de déplacement et/ou ordres de mission
• Soutien aux missions ponctuelles de la filière
• Gestion et suivi des devis, de la facturation, de l’archivage
• Gestion de l’adresse mail générique de la filière
• Gestion des listes de contact et des demandes d’inscription
• Organisation des déplacements de l’équipe de la filière
• Gestion des envois postaux aux membres de la filière ;
• Organisation avec l’ensemble de l’équipe de la journée internationale maladies rares
• Temps de secrétariat, organisation de réunions, compte-rendu pour le GR2