GESTIONNAIRE REFERENCEMENT - DIRECTION DES ACHATS H/F

MISSION PRINCIPALE

Le gestionnaire référencement a pour mission :

• d’assurer la saisie et la mise à jour des informations des fichiers : dialogue marchés, produits, fournisseurs, … dans le logiciel GEF.

Cette mise à jour est une étape importante dans le circuit des achats et approvisionnements : elle doit être le reflet des conditions contractualisées dans le marché qui lie le fournisseur au CHU. Son exhaustivité et sa fiabilité conditionnent entre autres : les commandes, le règlement des factures, la facturation des produits remboursables…

Le gestionnaire référencement doit être en capacité de répondre très rapidement aux demandes de référencement afin de permettre aux services de commander (délai maximum de 48h, immédiat en cas d’urgence)

• D’assurer le suivi des adhésions aux opérateurs régionaux et locaux en adhérant aux procédures, en gérant la mise à disposition des pièces administratives des marchés, compléter les tableaux de suivi et transmettre de manière exhaustive les informations aux directions du CHU et aux établissements du GHT

(4) TACHES PRINCIPALES

• Enregistrer les marchés au regard des fiches de liaison et des actes d’engagement,
• Enregistrer les produits retenus aux marchés et leurs conditions d’achat,
• Enregistrer les informations relatives aux reconductions,
• Inscrire dans le référentiel les modifications liées aux avenants,
• Dématérialiser les documents traités dans la GEF et les outils numériques (SharePoint, Epicure et disques partagés)
• Traiter les demandes d’adhésion aux opérateurs en lien avec les filières d’achats ; gestion des lettres d’engagement, des mises à disposition des pièces dés notification, numérotation des marchés concernés, complétudes des tableaux de suivi, dématérialisation des pièces de l’ensemble des étapes.