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Assistante de Direction de la Recherche et de l'Innovation H/F

Description du poste

Poste sous statut de la FPH ou en CDI sous le grade d'Adjoint des Cadres (catégorie B)

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du Pôle Partenariats, assure le secrétariat de la cellule Juridique, de la cellule Montage de Projets et de la cellule Innovation de la Direction de la Recherche et de l’Innovation.

ACTIVITES

Secrétariat du Pôle Partenariats:

Téléphone, courrier, prise de rendez-vous

Organise les réunions, réservation de salle et matériels

Prend en charge le classement et l’archivage

Prend en charge la gestion des agendas

Prend en charge le remplissage des tableaux de reporting et de suivi

 

Gestion administrative:

Gère administrativement les dossiers (ouverture, constitution, envoi, suivi administratif, relances)                                    

Met à jour les outils de gestion et de suivi des dossiers

Demande des informations complémentaires au tiers                                                          

Vérifie la mise en forme des contrats avant leur mise en signature

Traduit des documents Anglais/Français et des contrats mis à la signature du Directeur Général (en première intention)

Assure le suivi des documents (contrat, lettre d’intention, devis, attestation, autre) en cours de signature (ouverture dossier, mise en signature, gestion de l’obtention des visas nécessaires, envoi, suivi administratif, relances, mise à jour de la base convention)

Remplit les fiches de liaison pour tous les contrats signés suivis par la cellule Juridique et la cellule Montage de Projets

Assure les interactions avec les autres pôles de la DRI dans le suivi des dossiers (Gestion, Promotion Interne, Investigation)

Prépare les dossiers de la Cellule Montage de Projets

  • Vérification des pièces à fournir lors du dépôt à un appel à projets
  • Envoi des mails de dépôt (respect des délais impératifs vu les contraintes de dépôts des appels d’offres)? Prépare et assure le suivi administratif du renouvellement des abonnements et cotisation de la DRI (revues, réseaux associatifs et autres)

Prépare les informations de bilan dans le cadre des enquêtes annuelles

Prépare les courriers

Gestion administrative de la propriété intellectuelle:

Contribue au suivi administratif et financier du portefeuille des Brevets, Logiciels et Marques

Met à jour la base de données des Brevets, Logiciels et Marques

 Secrétariat de Direction

Assure l’appui du secrétariat de Direction et remplacement (en cas d’absence)

Gère les courriers ELISE

Assure la commande de prestations café pour le secrétariat de Direction

Assure la commande de tickets de métro lillois et parisien pour le secrétariat de Direction                                                              

Gère le courrier DRI en cas d'absence du gestionnaire

Gère les déplacements (ordre de mission, réservation de voiture du campus et de billets de train/avion)

Assure la commande prestations hôtelières

Profil recherché

COMPETENCES

- En terme de savoir

- Diplôme souhaité : Bac + 2 (BTS Assistant de gestion PME-PMI, BTS Comptabilité et Gestion des Organisations)

- Très bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Access notamment)

- Compétences en anglais juridique (lu, écrit, parlé) serait un plus

 

- En terme de savoir faire

       - Utilisation des outils informatiques

 

- En terme de savoir être

- est organisé,

- a l’esprit synthétique et structuré,

- est ouvert d’esprit,

- est discret,

- est réactif et sait travailler dans l’urgence

- sait s’adapter à la diversité des interlocuteurs du pôle.

AUTRES INTERLOCUTEURS

  • Ensemble des structures CHU de Lille (Cliniques, Laboratoires, Directions Fonctionnelles) pour la mise en place, le suivi de contrats et les avis juridiques.
  • Les Services des Organismes de Recherche (Université, INSERM, CNRS, ..) pour les projets en partenariat, les structures de valorisation (SATT, Inserm Transfert, …), les équipes d’EURASANTE, les pôles de compétitivité et autres acteurs de la recherche.
  • Les organismes publics de financements (ANR, Région, BPI, autre)
  • Les cabinets de propriété intellectuelle pour la gestion des brevets, marques,
  • L’Agence de Protection des Programmes pour la gestion des logiciels
  • Les chercheurs du site hospitalo-universitaire, et autres chercheurs
  • Les partenaires industriels
  • La Commission de déontologie
  • Les cabinets de traduction
  • Les cabinets de consultants

A pourvoir le :

Dès que possible

Localisation :

59000 Lille

Métier de rattachement :

Assistant administratif (Catégorie B)

Niveau de diplôme obtenu :

Bac+2

Profession réglementée par diplôme d'Etat :

Non concerné

Quotité de temps de travail :

Temps plein

Type d'emploi :

Titulaire Fonction Publique

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