Retour

ASSISTANT.E DE DIRECTION - DIRECTION DU CONTROLE DE GESTION ET DE LA PERFORMANCE H/F

Description du poste

Vos missions :

 Vous appartenez à un secrétariat commun avec la Direction des Finances composé de 3 assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s ont en charge le secrétariat des directeurs et des cadres de proximité.

L’Assistant(e) de Direction doit assurer la tenue, l’organisation et la gestion quotidienne de l’agenda de la Directrice et prendre en charge, pour l’ensemble de la Direction, l’organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement, la réalisation de supports de présentation.

Les tâches principales associées :

Organisation de l’agenda et des réunions

  • Gestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vous
  • Anticipation de la programmation des réunions récurrentes
  • Gestion des priorités dans les réunions
  • Préparation des réunions (ordre du jour, documents, rappel, compte-rendu, diaporamas …)

Secrétariat du Comité des Projets

  • Collecte et préparation des supports de présentation pour le Groupe Ressources et le Comité des Projets
  • Programmation et organisation des réunions avec l’ensemble des interlocuteurs

 Gestion Ressources Humaines

  • Gestion des congés et absences de l’équipe
  • Gestion des horaires réalisés et prévisionnels
  • Gestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU)

 Gestion documentaire

  • Mise à jour des listes de contacts
  • Diffusion de la documentation
  • Gestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique pour la direction
  • Classement et archivage numérique des documents sur l’espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentaires
  • Mise à jour des documents qualité dans un logiciel dédié

Contribution ponctuelle aux projets pilotés par la direction

Secrétariat 

  • Gestion des fournitures de la direction, matériels de bureau
  • Gestion du courrier de la direction via un logiciel dédié
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
  • Accueil physique des intervenants aux diverses réunions
  • Réalisation de commande de prestations hôtelières
  • Remplacement des 2 autres assistant(e)s du secrétariat commun avec la Direction des Finances

 

Profil recherché

COMPETENCES ET SAVOIR FAIRE SOUHAITES & QUALITES REQUISES :

Compétences et Formation initiale requise :

  • Maîtriser les outils bureautiques (Word, PowerPoint…)
  • Niveau BTS secrétariat, idéalement avec expérience d’au moins 2 ans

Savoir-faire relationnels :

  • Sens du relationnel, de l’écoute, courtoisie et diplomatie
  • Rigueur, sens de l’organisation
  • Esprit d’équipe et polyvalence
  • Discrétion (identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel)
  • Esprit d’initiative, de synthèse et d’analyse
  • Sens de l’anticipation/réactivité
  • Dynamisme
  • Capacité d’adaptation
  • Bienveillance

 

Conseils lors de votre candidature

  • 1 - Assurez-vous d’avoir les diplômes requis

  • 2 - Joignez un CV récent et une lettre de motivation

  • 3 - Un CDD peut vous permettre de passer à terme sous statut de la fonction publique

Métier de rattachement

  • Assistant administratif (Catégorie B)

Expérience requise

  • Expérience souhaitée

Niveau de diplôme obtenu

  • Bac+2

Profession réglementée par diplôme d'Etat

  • Non concerné

Type d'emploi

  • CDI

Quotité de temps de travail

  • Temps plein

Localisation

  • 59000 Lille

A pourvoir le

  • 01/10/2024

Informations supplémentaires

    • TYPE DE ROULEMENT : Fixe du lundi au vendredi
    • BASE HORAIRE : 39h
    • CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES : 8H/17H ou 8h30/17H30
    • QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL : 100 %

    RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES :

    •  Direction Générale et équipe de direction
    • Directions supports (notamment des Finances, des Ressource Numériques et des Soins)
    • Département de l’Information Médicale
    • Professionnels de santé au sein des pôles cliniques et médico-techniques

Postuler à l'offre ASSISTANT.E DE DIRECTION - DIRECTION DU CONTROLE DE GESTION ET DE LA PERFORMANCE H/F

Je dispose déjà d'un compte

Déjà inscrit ?

Connexion

Mot de passe oublié ?
Je postule en créant mon compte
Vos informations
Civilité
Nom
Prénom
Email
Téléphone
Type de contrats recherchés
Rue / bâtiment /étage / résidence
Ville
Situation d'emploi actuelle
Niveau de diplôme obtenu
Profession réglementée par diplôme d'Etat
Disponibilité
Temps de travail souhaité
Métiers pour lesquels vous souhaitez postuler

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par la société Looking For Mission pour le compte de Portail recrutement CHU de Lille. Ces données seront utilisées pour la gestion de vos candidatures et de votre profil.

Elles sont conservées pendant 2 ans après votre dernière connexion et sont destinées aux recruteurs de Portail recrutement CHU de Lille, ainsi, le cas échéant, qu'aux équipes de la société Looking For Mission pour des opérations de maintenance.

Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : , 30 avenue Pierre Mauroy 59120 LOOS.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité.