ASSISTANT.E DE DIRECTION - DIRECTION DU CONTROLE DE GESTION ET DE LA PERFORMANCE H/F
Description du poste
Vos missions :
Vous appartenez à un secrétariat commun avec la Direction des Finances composé de 3 assistant(e)s de direction. Les assistant(e)s ont en charge le secrétariat des directeurs et des cadres de proximité.
L’Assistant(e) de Direction doit assurer la tenue, l’organisation et la gestion quotidienne de l’agenda de la Directrice et prendre en charge, pour l’ensemble de la Direction, l’organisation de réunions, réservations de salle, mises en forme de courrier, la diffusion des informations, la gestion des congés, formation, frais de déplacement, la réalisation de supports de présentation.
Les tâches principales associées :
Organisation de l’agenda et des réunions
- Gestion quotidienne de l’agenda et des rendez-vous
- Anticipation de la programmation des réunions récurrentes
- Gestion des priorités dans les réunions
- Préparation des réunions (ordre du jour, documents, rappel, compte-rendu, diaporamas …)
Secrétariat du Comité des Projets
- Collecte et préparation des supports de présentation pour le Groupe Ressources et le Comité des Projets
- Programmation et organisation des réunions avec l’ensemble des interlocuteurs
Gestion Ressources Humaines
- Gestion des congés et absences de l’équipe
- Gestion des horaires réalisés et prévisionnels
- Gestion des déplacements (ordre de mission, réservation billets de transport ou véhicule CHU)
Gestion documentaire
- Mise à jour des listes de contacts
- Diffusion de la documentation
- Gestion des droits d’accès à l’espace partagé informatique pour la direction
- Classement et archivage numérique des documents sur l’espace partagé dans le respect des bonnes pratiques documentaires
- Mise à jour des documents qualité dans un logiciel dédié
Contribution ponctuelle aux projets pilotés par la direction
Secrétariat
- Gestion des fournitures de la direction, matériels de bureau
- Gestion du courrier de la direction via un logiciel dédié
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Accueil physique des intervenants aux diverses réunions
- Réalisation de commande de prestations hôtelières
- Remplacement des 2 autres assistant(e)s du secrétariat commun avec la Direction des Finances
Profil recherché
COMPETENCES ET SAVOIR FAIRE SOUHAITES & QUALITES REQUISES :
Compétences et Formation initiale requise :
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, PowerPoint…)
- Niveau BTS secrétariat, idéalement avec expérience d’au moins 2 ans
Savoir-faire relationnels :
- Sens du relationnel, de l’écoute, courtoisie et diplomatie
- Rigueur, sens de l’organisation
- Esprit d’équipe et polyvalence
- Discrétion (identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel)
- Esprit d’initiative, de synthèse et d’analyse
- Sens de l’anticipation/réactivité
- Dynamisme
- Capacité d’adaptation
- Bienveillance
Conseils lors de votre candidature
1 - Assurez-vous d’avoir les diplômes requis
2 - Joignez un CV récent et une lettre de motivation
3 - Un CDD peut vous permettre de passer à terme sous statut de la fonction publique
Métier de rattachement
- Assistant administratif (Catégorie B)
Expérience requise
- Expérience souhaitée
Niveau de diplôme obtenu
- Bac+2
Profession réglementée par diplôme d'Etat
- Non concerné
Type d'emploi
- CDI
Quotité de temps de travail
- Temps plein
Localisation
- 59000 Lille
A pourvoir le
- 01/10/2024
Informations supplémentaires
- TYPE DE ROULEMENT : Fixe du lundi au vendredi
- BASE HORAIRE : 39h
- CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES : 8H/17H ou 8h30/17H30
- QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL : 100 %
RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES :
- Direction Générale et équipe de direction
- Directions supports (notamment des Finances, des Ressource Numériques et des Soins)
- Département de l’Information Médicale
- Professionnels de santé au sein des pôles cliniques et médico-techniques
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