Secrétaire de Direction en alternance H/F

TACHES PRINCIPALES

Assistanat de direction et gestion administrative :

Ø  Assurer le traitement du courrier papier et mail et la gestion des agendas de la direction (Directrice et Directrice adjointe).

• Élaborer les calendriers annuels et organiser les principales réunions institutionnelles : CORS², Comité Recherche & Innovation, Rencontres Internes, Bureau DRI, Comité Médico-Scientifique, etc.
• Veille sur les délais, échéances, dates butoirs de réponse, dépôt de dossiers, etc…
• Identifier les échéances et alerter la direction pour assurer une planification fluide et anticipée.

Accueil et relationnel :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DRI.
• Fournir un premier niveau d’information et orienter les interlocuteurs vers les bons référents.
• Assurer le suivi des demandes et la qualité du lien avec les partenaires internes et externes.

Suivi documentaire et gestion des dossiers :

• Tenir à jour les dossiers administratifs de la direction.
• Réaliser la constitution, la consolidation, le classement et l’archivage des documents.
• Effectuer des recherches documentaires sur les supports institutionnels fiables (Ministère, CNCR, établissements partenaires...).

Rédaction et production de contenus :

• Rédiger des notes de service, de synthèse, des comptes rendus ou relevés de décisions.
• Concevoir des supports variés (textes, tableaux, présentations) selon les besoins de la direction.
• Traitement et mise en forme de documents (courriers, rapports, etc.).

Organisation d’événements :

• Participer à l’organisation logistique des événements portés par la DRI (assemblées générales, visites institutionnelles, comités, etc.).
• Programmer et préparer les réunions de la DRI (Préparation de l’ordre du jour, gestion des salles de réunion, et matériel)