Recherche
Connexion

Gestionnaire Administratif Formation Continue H/F

Description du poste

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

  • DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction des Ressources Humaines et des Relations Sociales
  • METIER DE RATTACHEMENT : Gestionnaire administratif
  • GRADE : Adjoint administratif
  • SECTEUR D’AFFECTATION : service Formation et Développement Professionnels Continus

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

  • TYPE DE ROULEMENT: fixe
  • BASE HORAIRE : 39 heures par semaine
  • CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES : 8H – 16H30   

 

MISSION PRINCIPALE

Gestion financière de dossiers de formation

  • Informations des professionnels sur la procédure de prise en charge et relance des dossiers (mails, communications      téléphonique, accueil physique)
  • Réception et instruction des demandes de prise en charge des formations
  • Saisie des dossiers, des candidatures et suivi des formations dans le logiciel Gesform (ANFH)
  • Réalisation et envoi des courriers aux professionnels et aux organismes
  • Calcul et remboursement des frais d’enseignement, de déplacement, d’hébergement et de traitement
  • Vérification des conventions et factures des organismes et transmission pour paiement à l’ANFH
  • Suivi des états financiers
  • Opérations liées à la clôture de l’exercice
  • Réalisation ponctuelle de mandats et titres de recettes (logiciel GEF).

Gestion administrative du plan de formation :

  • Mise en œuvre des actions inscrites au plan de formation
  • Elaboration et diffusion de notes d’information sur les formations proposées
  • Réalisation des listes des stagiaires et des listes d’émargement pour les actions collectives
  • Gestion logistique (réservation des salles et des matériels)
  • Formalisation de documents dans WORD et EXCEL
  • Saisie, ventilation, classement et archivage des documents.

 

Profil recherché

SAVOIR-FAIRE :

  • Accueillir et orienter des personnes, des publics : identifier les demandes et s’adapter aux différents interlocuteurs et situations.
  • Appliquer les procédures, réglementations et protocoles mis en place au sein du Département RH.
  • Identifier, analyser, et synthétiser les informations dans une forme adaptée
  • Retranscrire et/ou transmettre des informations ou données relatives à son domaine d’intervention
  • Prioriser les activités dans le respect des consignes de son encadrement et être capable d’anticiper
  • Maîtriser le français écrit et oral et mettre en forme des notes/documents relatifs à son domaine de compétence    
  • S’adapter aux nouvelles organisations ou méthodes.
  • Garantir la discrétion des informations individuelles recueillies
  • Maîtriser les outils bureautiques et les progiciels « métier »
  • Etre organisé, méthodique, rigoureux et autonome dans la réalisation des tâches confiées

SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS :

  • Travailler en équipe / en réseau.
  • Faire preuve d’adaptabilité
  • Avoir le sens du contact et faire preuve de capacités relationnelles avec les professionnels médicaux et non médicaux dans une logique de prestataire.

RELATIONS FONCTIONNELLES LES PLUS FREQUENTES :

  • Responsable et assistant administratif du secteur
  • Professionnels de l’établissement : cadres, praticiens, professionnels non médicaux
  • Collaborateurs internes : Services centraux de la DRH/ PAGRH / DAMHU
  • Partenaires externes : organismes de formation, ANFH

CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE :

Du lundi au jeudi : une permanence est assurée quotidiennement dans le service de 8 H 00 à 16H30.

Vendredi : 16h00

FORMATION INITIALE REQUISE :

Formation au logiciel Gesform organisée à Paris après la prise de poste.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITEE :

Expérience réussie dans le domaine de la gestion de dossiers administratifs et/ou expérience dans un secteur RH souhaitée

 

A pourvoir le :

Dès que possible

Localisation :

59000 Lille

Métier de rattachement :

Agent administratif (Catégorie C)

Niveau de diplôme obtenu :

Bac

Profession réglementée par diplôme d'Etat :

Non concerné

Quotité de temps de travail :

Temps plein

Type d'emploi :

CDD

Déjà inscrit ?

Postuler

Les champs obligatoires sont marqués d'une (*)

Candidature
Votre CV (formats autorisés : doc,docx,pdf, maximum 2Mo)
Votre lettre de motivation (formats autorisés : doc,docx,pdf, max 2Mo)
Vos informations personnelles
Civilité
Nom
Prénom
Email
Confirmez votre Email
Mot de passeAide
Confirmez votre mot de passeAide
Téléphone
Type de contrats recherchés
Rue / bâtiment /étage / résidence
Ville
Situation d'emploi actuelle
Niveau de diplôme obtenu
Profession réglementée par diplôme d'Etat
Disponibilité
Temps de travail souhaité
Métiers pour lesquels vous souhaitez postuler

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par la société Looking For Mission pour le compte de Portail recrutement CHRU de Lille. Ces données seront utilisées pour la gestion de vos candidatures et de votre profil.

Elles sont conservées pendant 2 ans après votre dernière connexion et sont destinées aux recruteurs de Portail recrutement CHRU de Lille, ainsi, le cas échéant, qu'aux équipes de la société Looking For Mission pour des opérations de maintenance.

Conformément à la loi « informatique et libertés », vous pouvez exercer votre droit d'accès aux données vous concernant et les faire rectifier en contactant : , 30 avenue Pierre Mauroy 59120 LOOS.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter notre politique de confidentialité.