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ASSISTANT(E) DU DIRECTION DU DIRECTEUR GENERAL H/F

Description du poste

La Direction Générale du CHUL recherche un ou une assistante de direction  pour un CDD à 100 % du 26/11/2018 au 29/3/2019

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

DIRECTION DE RATTACHEMENT : Direction générale

METIER DE RATTACHEMENT : Assistant(e) de Direction

SECTEUR D’AFFECTATION : Direction Générale

 RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Frédéric BOIRON, directeur général.

La direction générale est garante de la stratégie de l’établissement en lien avec ses partenaires internes (communauté médicale, professionnels du CHU, représentants du personnel, etc.) et externes (ARS, Université, représentants des usagers, etc.).

Elle coordonne le travail de l’équipe de direction (45 membres) et veille à la cohérence du management.

Sous l’autorité du Directeur général, la direction générale rassemble : le directeur général, la directrice générale adjointe, la directrice de la stratégie, le secrétaire général, le directeur de cabinet, l’adjointe à la directrice de la stratégie, cinq chargés de mission, l’assistante du directeur général, quatre assistantes de direction et une professionnelle en charge de l’accueil.

HORAIRES DE TRAVAIL ASSOCIES AU POSTE:

 BASE HORAIRE : 39h

 CRENEAUX HORAIRES POSSIBLES: 8H/17H ou 8H30/17h30 ou 9H/18H - un roulement est organisé au sein de la Direction Générale afin d’assurer une permanence du secrétariat jusque 18h00.

QUOTITE DE TEMPS DE TRAVAIL : 100 %

MISSIONS PRINCIPALES

Il / elle travaille sous la coordination directe de l’assistante du Directeur général en charge de l’organisation du secrétariat du directeur général. Il / elle propose des actions de simplification des circuits administratifs au sein de la DG et en assure la mise en œuvre.

L’assistant(e) de direction auprès du Directeur général a pour mission d’assister le directeur général dans l’organisation et la gestion quotidienne de son agenda et de ses dossiers.

Il / elle travaille avec le directeur de cabinet, l’assistante du directeur général et l’ensemble des membres de la direction générale dans le cadre du fonctionnement de la DG.

 

Missions propres

 Mission d’organisation

  • Accueil téléphonique : réception et orientation des appels, informations
  • Accueil physique et prise en charge des professionnels du CHU, des usagers et d’autres publics
  • Organisation des rendez-vous et des réunions : gestion quotidienne de l’agenda, réservation et installation de salles de réunion et matériel requis (vidéoprojecteur, fond de dossier)
  • Gestion prévisionnelle des échéances avec revue hebdomadaire d’agenda pour le mois à venir
  • Saisie, ventilation et classement des documents, notes, rapports (plan de classement)

Mission d’assistance/ Gestion de dossiers

  • Préparation des dossiers, formalisation et reproduction des documents
  • Rédaction de courriers, notes, rapports, préparation de délibérations
  • Transmission des courriers pour demande de réponses et suivi des courriers en instance
  • Transmission des consignes et informations du directeur général et du directeur de cabinet à l’ensemble des membres de l’équipe de direction et mise en œuvre d’un suivi

 

Autres missions

  • Veille documentaire
  • Possibilité de se voir impliqué(e) dans l’accompagnement de dossiers transversaux

 

Missions communes au secrétariat de la Direction Générale

Ces missions requièrent d’être capable d’assurer une polyvalence au sein du secrétariat de la Direction Générale :

  • Accueil physique, accueil téléphonique et prise de messages ;
  • Gestion du courrier ELISE (arrivée et départ).

INDICATEURS DE PERFORMANCE DU POSTE

  • Respect des délais : suivi du courrier, organisation de réunions, préparation des dossiers pour les réunions
  • Ordre et organisation dans la gestion des différents dossiers : classement, archivage, traçabilité, échéancier
  • Organisation de la continuité de suivi des dossiers et des agendas
  • Accueil téléphonique et orientation : satisfaction des usagers (qualité des informations délivrées par téléphone)

 

Profil recherché

SAVOIRS

  • Bonne connaissance et maitrise de l’organisation et du fonctionnement d’un CHU

SAVOIR-FAIRE

  • Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Outlook, Powerpoint, Excel)
  • Suivi et anticipation des échéances (rappel de réunions, sollicitation des éléments auprès des intervenants)
  • Capacité de prises de notes
  • Sens de l’organisation et rigueur (qualité des courriers et documents, efficacité du classement des différents documents, tenue des dossiers, maîtrise de l’agenda, etc.)
  • Capacité à organiser, à anticiper et à prioriser les tâches
  • Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable
  • Recherche et vérification des éléments d’information auprès des interlocuteurs concernés
  • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

 SAVOIR-FAIRE RELATIONNELS

  • Esprit d’initiative et force de proposition
  • Sens du relationnel, de l’écoute, courtoisie et diplomatie
  • Rigueur, sens de l’organisation et de l’anticipation
  • Esprit d’équipe / Sens de la communication
  • Discrétion

A pourvoir le :

26/11/2019

Localisation :

59000 Lille

Métier de rattachement :

Secrétaire de direction

Niveau de diplôme obtenu :

Bac+2

Profession réglementée par diplôme d'Etat :

Non concerné

Quotité de temps de travail :

Temps plein

Type d'emploi :

CDD

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